Współpraca z nowym kontrahentem często wiąże się z wyzwaniami i ryzykiem. Zanim podejmiemy decyzję o nawiązaniu relacji biznesowej, zazwyczaj staramy się sprawdzić wiarygodność potencjalnego partnera. Chcąc zaoszczędzić czas i koszty, wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielną weryfikację. Niestety, nie zawsze jest ona prowadzona w sposób rzetelny i kompleksowy, co może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Ograniczanie się do pobieżnego sprawdzenia danych, poleganie wyłącznie na tym, co pokazuje KRS, lub całkowite zaufanie oficjalnej stronie internetowej firmy to częsty błąd. Taki sposób weryfikacji może dawać złudne poczucie bezpieczeństwa. Choć brak negatywnych wpisów w KRS to z pewnością pozytywny sygnał, nie stanowi on gwarancji stabilności ani rzetelności kontrahenta.
1. Sprawdzanie tylko tego, co widać na pierwszy rzut oka
Strona internetowa, aktywność w mediach społecznościowych, chwytliwa prezentacja ofertowa może robić dobre wrażenie, jednak za atrakcyjnym wizerunkiem może kryć się firma bez realnej działalności lub z problemami finansowymi. Podstawowy błąd wielu osób to opieranie się na danych podanych przez kontrahenta. Zdarza się, że firma widnieje w social mediach, ale wcale nie istnieje formalnie lub jej dane są nieaktualne.
2. Ograniczanie się wyłącznie do KRS
Kolejnym błędem, który jest dość powszechny to ograniczanie się do weryfikacji jedynie Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawdzenie KRS to dobry początek przy sprawdzaniu kontrahentów, ponieważ to ogólnodostępne i oficjalne źródło informacji. Problem w tym, że skupiając się wyłącznie na tym jednym rejestrze, łatwo przeoczyć sygnały ostrzegawcze, które nie znajdują tam odzwierciedlenia.
3. Pomijanie sytuacji finansowej
Częstym błędem osób samodzielnie weryfikujących kontrahentów jest pomijanie analizy sprawozdań finansowych, historii kredytowej oraz brak sprawdzenia obecności podmiotu w rejestrach dłużników. Firma może figurować w kilku bazach dłużników, mieć zajęcia komornicze lub trwające postępowania egzekucyjne. Warto pamiętać, że sprawozdania finansowe dostępne w KRS mogą dostarczyć wielu cennych informacji na temat kondycji firmy – nie tylko liczb, ale i kontekstu. Przykładowo, w dołączonych do sprawozdań raportach z działalności często można znaleźć wyjaśnienia dotyczące strat finansowych – np. wpływu pandemii COVID-19, utraty dużego klienta, czy też wewnętrznych problemów, jak działania nieuczciwego członka zarządu. Dlatego warto podchodzić do danych finansowych z rozwagą – sama strata w sprawozdaniu nie musi oznaczać, że firma jest niewiarygodna. Różne branże działają w odmiennych realiach, a liczby bez kontekstu mogą wprowadzać w błąd. Kluczowe jest zrozumienie, dlaczego sytuacja finansowa wygląda tak, a nie inaczej.
4. Brak weryfikacji historii działalności firmy
Historia działalności to cenna wskazówka. Warto zwrócić uwagę na daty rejestracji, częstotliwość zmian wpisów w KRS, przekształcenia, fuzje i podmioty powiązane. Skupianie się wyłącznie na aktualnych danych z KRS, nie zagłębiając się w historię działalności kontrahenta to często duży błąd. Warto sprawdzić, czy firma nie zmieniała często nazwy lub profilu działalności co w niektórych sytuacjach może świadczyć o braku stabilności czy też próbie ukrycia problemów reputacyjnych. Zmiany siedziby co kilka miesięcy, wielokrotne przekształcenia mogą być sygnałem ostrzegawczym.
5. Bezrefleksyjna ufność wobec danych kontaktowych
Częstym błędem jest bezkrytyczne przyjmowanie danych kontaktowych kontrahenta jako dowodu na jego wiarygodność. Nieaktualne numery telefonów, brak odpowiedzi na e-maile czy siedziba firmy w tzw. wirtualnym biurze to niekoniecznie dowód oszustwa, ale z pewnością sygnał, że warto zachować ostrożność. Choć korzystanie z wirtualnych adresów nie jest niczym nielegalnym i bywa praktykowane przez wiele uczciwych firm, może również służyć jako sposób na ukrycie tożsamości lub utrudnienie ewentualnych dochodzeń czy roszczeń. Dlatego warto poświęcić chwilę, by sprawdzić, czy firma rzeczywiście działa pod wskazanym adresem, a kontakt telefoniczny i mailowy jest sprawny i responsywny.
Podsumowanie
Sprawdzanie kontrahentów to ważny krok w kierunku bezpiecznego biznesu, ale tylko wtedy, gdy robimy to świadomie, dokładnie i z wykorzystaniem odpowiednich źródeł. Weryfikacja to proces wymagający kompleksowego podejścia. W świecie, w którym dane można łatwo zmanipulować, a nieuczciwe praktyki stają się coraz bardziej wyrafinowane, dobra weryfikacja to podstawa bezpieczeństwa i dobra firmy. Czasem wystarczy jeden niepozorny szczegół, by uniknąć dużych kłopotów, dlatego warto korzystać z dodatkowych źródeł informacji, takich jak sprawozdania finansowe, opinie innych klientów czy raporty wywiadowni gospodarczych, aby uzyskać pełny obraz sytuacji kontrahenta.
Autor: Junior Analyst Nikola Trzcińska
Zapoznaj się z innymi artykułami na naszym blogu:
