Na przestrzeni ostatnich 10 lat dostrzegalny jest dynamiczny rozwój polsko-estońskiej współpracy gospodarczej. Estonia uczestniczy w wymianie handlowej państw nadbałtyckich z Unią Europejską, od 2004 r. jest jej państwem członkowskim, a od 2011 r. jej walutą jest euro. Wciąż jednak pozostaje pod silnymi wpływami Rosji. W sytuacji światowych sankcji wprowadzonych wojną na Ukrainie, współpraca z firmami z tamtego regionu jest obarczona szczególnym ryzykiem. Przed nawiązaniem współpracy z kontrahentem z Estonii, warto przeprowadzić wywiad gospodarczy i sprawdzić jego status i strukturę właścicielską.
Współpraca gospodarcza z Estonią
Estonia to przede wszystkim kraj usług. Strukturę PKB Estonii w 2019 roku tworzyły głównie: sektor usług 61,38%, przemysł 22,74% i rolnictwo 2,88%. Polsko-estońskie stosunki gospodarcze regulują wspólne porozumienia UE, a ponadto dwustronne umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i o współpracy w dziedzinie turystyki. Wg danych z 2020 r. Polska jest 7 partnerem importowym Estonii z udziałem 4,8% oraz 11 parterem eksportowym – udział towarów eksportowanych do Polski wynosił 2,2%. Stan bezpośrednich inwestycji estońskich w Polsce na koniec 2019 r. wyniósł 48,6 mln EUR, a zainwestowany w Polsce kapitał estoński w połowie 2020 r. r. wynosił 183,3 mln EUR. W 2019 r. w Polsce zarejestrowanych było 85 spółek z udziałem kapitału estońskiego, z czego osiem dysponowało kapitałem powyżej 1 mln USD. Wśród potencjalnych dziedzin współpracy wskazuje się na współpracę w sektorze IT.
Krajowe i unijne informatory
W obliczu agresji militarnej Rosji na Ukrainę, współpraca z niektórymi osoby i firmami z tego pierwszego państwa, w określonym zakresie, jak również z Białorusi, objęta zostały zakazami lub ograniczeniami, których naruszenie może skutkować wysokimi, wielomilionowymi sankcjami. Dlatego przed nawiązaniem współpracy z nowym kontrahentem, także firmą z Estonii, warto przeprowadzić wywiad gospodarczy i dokonać jego sprawdzenia.
Szczegółowe informacje na temat rodzaju objętych unijnym zakazem transakcji gospodarczych z Białorusią i Rosją odnaleźć można na stronach internetowych Rady Europejskiej: https://www.consilium.europa.eu/. W Dzienniku Urzędowym UE od adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02014R0269-20220721 znajduje się z kolei wykaz osób i podmiotów objętych sankcjami. Polskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji również prowadzi aktualny rejestr podmiotów objętych sankcjami, w którym można sprawdzić kontrahenta, jego powiązania, przyczyny umieszczenia w rejestrze i zastosowane sankcje: https://www.gov.pl/web/mswia/lista-osob-i-podmiotow-objetych-sankcjami.
W pierwszym kroku sprawdzenia firmy z Estonii można więc dokonać wglądu, czy nie widnieje ona w którymś z ww. rejestrów. Źródłem przydatnych informacji jest również Rozporządzenie Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
Wywiad gospodarczy, czyli jak sprawdzić kontrahenta z Estonii?
Weryfikację kontrahenta z Estonii można powierzyć profesjonalnej wywiadowni gospodarczej, na co dzień zajmującej się realizacją takich zleceń. Prywatny detektyw w Warszawie, Poznaniu, Wrocławiu czy innych miastach będzie wiedział, jak dotrzeć do niezbędnych informacji weryfikujących obecnego lub przyszłego kontrahenta.
Najważniejszym sposobem weryfikacji kontrahenta i jego ewentualnych powiązań z Białorusią czy Rosją jest ustalenie podmiotu będącego jego beneficjentem rzeczywistym, a następnie sprawdzenie, czy jest on wpisany na ww. listę sankcyjną prowadzoną przez MSWiA. Ustalenia można dokonać w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych prowadzonym przez Ministra Finansów: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj
Bezpośrednie zapytanie do kontrahenta
W przypadku pojawienia się trudności z ustaleniem struktury właścicielskiej biznesowego partnera za pomocą dostępnych rejestrów, można skorzystać z innej metody jego sprawdzenia w ramach działań wywiadu gospodarczego, którą jest zwrócenie się bezpośrednio do niego o potwierdzenie, kto jest jego beneficjentem rzeczywistym. Oczywiście by uwiarygodnić udzieloną odpowiedź można poprosić łotewskiego przedsiębiorcę o okazanie dokumentów potwierdzających jego deklaracje.
Wywiad środowiskowy
Ogólnodostępnym sposobem na zdobycie informacji o kontrahencie jest przeszukanie zasobów Internetu. Weryfikacja firmy, sprawdzenie jej, czy posiada stronę internetową, jakie są o niej opinie, być może napotkamy jakąś publikację na jej temat. Można zwrócić się z prośbą o referencje do innych firm, które miały do czynienia z tym kontrahentem.
Jeśli dla pewności nie chcemy tego robić sami, możemy powierzyć research agencji detektywistycznej specjalizującej się w profesjonalnym wywiadzie gospodarczym. Bo źródeł informacji jest znacznie więcej niż tylko sieć www. Można np. wystąpić do Ambasady RP w Tallinnie z zapytaniem o konkretny podmiot, czy docierały do niej już skargi od innych przedsiębiorców, a może według wiedzy placówki dyplomatycznej łotewski kontrahent cieszy się złą opinią? Podobnych informacji mogą udzielić polsko-estońskie izby handlowe.
Rejestry
W biuletynie informacji publicznej Minister Przedsiębiorczości i Technologii, jako minister właściwy ds. gospodarki, prowadzi rejestr przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych. Jeśli w rejestrze tym odnajdziemy przedstawicielstwo naszego kontrahenta, możemy przypuszczać, że on sam nadal istnieje i prowadzi działalność.
Kolejnym z takich rejestrów, w którym można sprawdzić kontrahenta jest europejski rejestr podatników VAT UE oraz rejestr EORI. Przedsiębiorstwa i osoby chcące prowadzić działalność handlową na terenie Unii muszą używać numeru EORI jako numeru identyfikacyjnego we wszystkich procedurach celnych.
Estońskie rejestry przedsiębiorców
Jak sprawdzić kontrahenta z Estonii? Najlepiej w tamtejszych rejestrach. Registrite ja Infosüsteemide Keskus (Centrum Rejestrów i Systemów Informatycznych) na stronie https://www.rik.ee oferuje dostęp do rejestru handlowego oraz rejestru stowarzyszeń i fundacji non-profit prowadzonych przez wydział rejestracji sądu okręgowego w Tartu. Rejestry są prowadzone w sądzie, aby zapewnić niezależny status i wiedzę prawniczą urzędnika prowadzącego rejestr. Mają one silną moc prawną, a ich celem jest zagwarantowanie pewności prawnej. Wpis w rejestrze handlowym jest uznawany za prawidłowy w odniesieniu do osoby trzeciej, chyba że wiedziała ona lub powinna była wiedzieć, że wpis nie jest prawidłowy. Uznaje się, że wpis nie ma zastosowania do transakcji, które zostały zawarte w ciągu 15 dni od dokonania wpisu, jeżeli osoba trzecia udowodni, że nie wiedziała ani nie powinna była wiedzieć o treści wpisu. Osoba trzecia może zatem w dobrej wierze zaufać prawdziwości wpisów w rejestrze, na przykład zakładając przy zawieraniu umowy, że osoba wpisana do rejestru jako członek zarządu posiada upoważnienie do działania w imieniu spółki.
Rejestry są prowadzone elektronicznie. Wydział rejestrowy sądu okręgowego w Tartu prowadzi rejestr handlowy osób samozatrudnionych, spółek (spółek akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek jawnych, spółek komandytowych, stowarzyszeń handlowych, spółek europejskich (Societas Europaea), spółdzielni europejskich (Societas Cooperativa Europaea) i europejskich ugrupowań współpracy terytorialnej) oraz oddziałów spółek zagranicznych mających siedzibę w Estonii.
Rejestr stowarzyszeń i fundacji non-profit zawiera informacje na temat tego typu podmiotów zlokalizowanych w Estonii (stowarzyszenia non-profit obejmują również partie polityczne i inne stowarzyszenia non-profit, a także związki zawodowe, kościoły, kongregacje, stowarzyszenia kongregacji i klasztory). Rejestr stowarzyszeń i fundacji non-profit obejmuje również rejestr spółdzielni mieszkaniowych i rejestr stowarzyszeń melioracyjnych.
W rejestrze handlowym lub rejestrze stowarzyszeń i fundacji non-profit dla każdej osoby samozatrudnionej, osoby prawnej i oddziału spółki zagranicznej gromadzone są następujące dokumenty:
– kartę rejestrową;
– akta handlowe (w rejestrze handlowym) lub akta publiczne (w przypadku stowarzyszeń non-profit, fundacji i wspólnot mieszkaniowych);
– akta rejestrowe.
Wpisy do rejestru handlowego oraz rejestru stowarzyszeń i fundacji non-profit są jawne. Każdy ma prawo przeglądać dane z kart rejestrowych oraz zawarte w nich dokumenty, a także uzyskiwać ich odpisy. Akta rejestrowe mogą być przeglądane przez właściwe organy państwowe, sądy w toku postępowania oraz inne osoby lub podmioty mające w tym interes prawny.
Centralna baza danych rejestru handlowego oraz rejestru stowarzyszeń i fundacji non-profit jest prowadzona przez Centrum Rejestrów i Systemów Informacyjnych. Centrum oferuje również następujące usługi:
1) Rejestr e-Biznesu – to usługa oparta na bazie danych wydziału rejestracji sądu okręgowego w Tartu, która wyświetla w czasie rzeczywistym dane dotyczące wszystkich osób prawnych, osób samozatrudnionych i oddziałów zagranicznych firm zarejestrowanych w Estonii. Rejestr e-Biznesu pozwala:
– bezpłatne sprawdzić dane z kart rejestrowych, dane ogólne i dane o zaległościach podatkowych;
– wyszukiwać według nazwy, kodu rejestru, siedziby, zakresu działalności itp;
– przeglądać, za opłatą, sprawozdania roczne, umowy spółek i inne dokumenty elektroniczne, dane osobowe i dane dotyczące zastawów handlowych itp. zawarte w aktach handlowych lub publicznych;
– monitorować w czasie rzeczywistym informacje proceduralne dotyczące spółek i zmiany w ich wpisach;
– bezpłatnie sprawdzać wszelkie zakazy handlowe nałożone na estońskie osoby lub podmioty;
– przeglądać bezpłatnie listę członków partii politycznych;
– przeglądać powiązania między różnymi firmami i osobami.
2) European Business Register (EBR)
Europejski Rejestr Przedsiębiorstw (EBR) to internetowy system wyszukiwania zapewniający oficjalne informacje o spółkach europejskich. Wyszukiwania można dokonywać na stronie internetowej https://www.rik.ee/et/euroopa-ariregister. Informacje są dostępne z rejestrów handlowych łącznie z 17 krajów.
– Wyszukiwania mogą dotyczyć spółek i osób.
– Lista dostępnych informacji różni się w zależności od kraju.
– Dane rejestrowe mają różne skutki prawne w różnych krajach.
– Z funkcji wyszukiwania mogą korzystać zarówno osoby prywatne, jak i firmy.
– Za usługę pobierana jest opłata.
Dostęp
Dostęp do danych rejestrowych można uzyskać online oraz w kancelariach notarialnych. Nie są pobierane opłaty za wyszukiwanie online dotyczące osób prawnych, osób samozatrudnionych i oddziałów spółek zagranicznych, za informacje o postępowaniach sądowych lub za dostęp do danych z kart rejestrowych. Opłaty nie są pobierane od osób, które same wyszukują informacje w Internecie. Opłata jest jednak pobierana za wszystkie inne wyszukiwania, w tym historyczne dane z kart rejestrowych oraz dostęp do sprawozdań rocznych, statutów i innych dokumentów. W przypadku pobierania opłaty za udzielenie informacji, płatność dokonywana jest niezwłocznie za pomocą internetowego przelewu bankowego. Abonenci z prawem do korzystania z rozszerzonych parametrów wyszukiwania płacą na podstawie miesięcznych faktur. Stawki opłat za korzystanie z danych informatycznych w rejestrze handlowym określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości. Za zapoznanie się z danymi rejestrowymi i złożenie dokumentów w kancelarii notarialnej również pobierana jest opłata, zgodnie z obowiązującą w Estonii taksą.
Pozostałe rejestry
Estonian Chamber of Commerce and Industry (Estońska Izba Handlu i Przemysłu) zrzesza ponad 3 600 aktywnych estońskich firm. Na portalu https://www.koda.ee/en/members umożliwia uzyskanie o nich informacji poprzez wyszukiwanie według lokalizacji, obszaru działalności, liczby pracowników i kraju współpracy.
Estoński rejestr kredytowy (https://www.taust.ee/) to portal zawierający informacje o długach finansowych firm i osób prywatnych. Rejestr zawiera obecnie dane kontaktowe i informacje ponad 150 000 unikalnych dłużników. Wyszukiwanie odbywa się po nazwie firmy lub numerze rejestracyjnym.
Estońska rada podatkowa i celna na stronie https://www.emta.ee/eng/business-client/inquiries oferuje uzyskanie informacji o podatkach, w tym o tym, czy ktoś ma jakiekolwiek zaległości podatkowe, czy nie; czy dana osoba/firma jest zarejestrowana jako płatnik podatku od wartości dodanej w Estonii lub UE; czy dana osoba jest lub była nierezydentem Estonii; w jaki sposób wykorzystano przekazane pieniądze; i kto otrzymał dotacje zwolnione z podatku. Aby wysłać zapytanie, należy wprowadzić numer rejestru handlowego, osobisty numer identyfikacyjny lub numer nierezydenta.
Weryfikacja kontrahenta
Przed dokonaniem transakcji, nawiązaniem współpracy z kontrahentem z Estonii warto przeprowadzić wywiad gospodarczy i dobrze go sprawdzić, zwłaszcza czy nie jest powiązany z Białorusią lub Rosją. Za naruszenie nałożonych na obrót z tymi państwami sankcji grozi bowiem kara finansowa w wysokości do 20 mln zł, oraz od 3 do 15 lat pozbawienia wolności.
Czy już wiesz jak sprawdzić firmę z Estonii? Jeśli nie, lub potrzebujesz odnalezienia bardziej szczegółowych informacji, możemy Ci pomóc. Zapraszamy do kontaktu.
