OECD w 2018 r. opublikowała wytyczne w zakresie należytej staranności przy prowadzeniu biznesu. Przedsiębiorcy zobligowani są do podejmowania odpowiedzialnych działań w celu identyfikacji, zapobiegania, łagodzenia i rozliczania efektów prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej w łańcuchu dostaw oraz innych relacjach biznesowych. Powinni łączyć polityki i systemy zarządzania by skutecznie reagować na rzeczywiste i potencjalne zagrożenia związane z prowadzoną działalnością. Dochowanie należytej staranność to wymóg stawiany również polskim przedsiębiorcom, obwarowany sankcjami przewidzianymi w Kodeksie karnym skarbowym i ustawach podatkowych. Poniżej przygotowaliśmy praktyczny poradnik, jak zweryfikować i sprawdzić rzetelność przedsiębiorcy z Czech by uchronić siebie przed odpowiedzialnością za niedochowanie należytej staranności przy doborze kontrahenta, i swoją firmę przed nawiązaniem współpracy z nierzetelnym partnerem.
Dochowanie należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta
W dzisiejszych czasach założyć firmę jest bardzo łatwo. W wielu państwach można to zrobić nawet nie wychodząc z domu, przez Internet. Nigdy więc nie można mieć pewności, kto tak naprawdę kryje się pod stworzoną nazwą i wpisem w rejestrze, dopóki się tego nie sprawdzi. Weryfikacji służą działania powszechnie stosowanego już w obrocie wywiadu gospodarczego, polegające w pierwszej kolejności na sprawdzeniu rzetelności i aktualności dokumentacji kontrahenta, KRS, NIP, REGON, oraz pozwoleń i certyfikatów niezbędnych do prowadzenia określonego rodzaju działalności.
Weryfikacji można dokonać pozyskując informacje od właściwych osób i instytucji, jak: sądy rejestrowe, ZUS, urzędy skarbowe, czy krajowe i międzynarodowe izby handlowe. Warto zgłębić wiedzę na temat historii działalności oraz jej właścicieli, w tym opinie o firmie, także przeszukując Internet, czy pytając innych przedsiębiorców, kontrahentów tego podmiotu, jak i bezpośrednio samego zainteresowanego. Trzeba pamiętać, że niedochowanie należytej staranności przy doborze kontrahenta niesie ze sobą konsekwencje prawne, np. w postaci oskarżenia o świadomy udział w nieprawidłowościach, i wynikające z tego dalsze sankcje podatkowo-prawne.
Współpraca gospodarcza z Czechami
Republika Czeska posiada silnie uprzemysłowioną i otwartą gospodarkę o stabilnej pozycji na rynkach finansowych. Stosunki gospodarcze z Polską od 1 maja 2004 roku, czyli po przystąpieniu obu państw do UE, są regulowane przede wszystkim przepisami unijnymi. Poza tym, w dwustronnych relacjach istotne są: Umowa między Rządem RP a Rządem Republiki Czeskiej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu, podpisana w dniu 13 września 2011 roku w Warszawie (weszła w życie 1 stycznia 2013 roku) oraz Umowa między Rządem RP a Rządem Czech o popieraniu i wzajemnej ochronie inwestycji, podpisana w dniu 16 lipca 1993 roku w Pradze.
Czechy to jeden z najważniejszych partnerów gospodarczych Polski. W 2021 r. Czechy były drugim największym importerem polskich towarów i usług i siódmym eksporterem do Polski. Dwustronne obroty handlowe sięgnęły wówczas wartość 26 mld euro – 17 mld euro eksportu z Polski i 9 mld euro importu z Czech. Polska była dla Czechów trzecim co do wielkości eksporterem na ich rynek i trzecim odbiorcą czeskich produktów. Skumulowana wartość polskich inwestycji bezpośrednich w Czechach na koniec 2020 roku wyniosła ponad 2,6 mld EUR, a wg danych GUS w Polsce funkcjonowało w tym czasie 700 podmiotów z udziałem czeskiego kapitału. Z racji członkostwa obu państw w UE, nie istnieją między nimi bariery w wymianie towarów i usług.
Krajowe i unijne sankcje
Od ponad roku polskie firmy jeszcze ostrożniej przyglądają się współpracy z zagranicznymi, a więc i czeskimi, partnerami biznesowymi. W związku z wybuchem wojny w Ukrainie Unia Europejska 23 czerwca 2023 roku nałożyła na Rosję już 11 pakiet sankcji. Swoje dodatkowe sankcje nakłada również Polska. Obejmują one najważniejsze osoby w Rosji, a także firmy pochodzące z tego kraju oraz z Białorusi. Zakazany jest obrót towarów i usług z rosyjskimi i białoruskimi firmami. Za jego naruszenie grozi polskim przedsiębiorcom kara finansowa w wysokości do 20 mln zł oraz nawet do 15 lat pozbawienia wolności. Jednak rosyjscy i białoruscy przedsiębiorcy nauczyli się obchodzić międzynarodowe zakazy. Wykorzystują w tym celu m.in. skomplikowane struktury holdingowe utworzone w innych państwach, w których trudno wykryć rzeczywistą strukturę właścicielską.
Szczegółowe informacje na temat rodzaju objętych unijnym zakazem transakcji gospodarczych z Białorusią i Rosją odnaleźć można na stronach internetowych Rady Europejskiej: https://www.consilium.europa.eu/. W Dzienniku Urzędowym UE pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02014R0269-20220721 znajduje się z kolei wykaz osób i podmiotów objętych sankcjami. Polskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji również prowadzi aktualny rejestr podmiotów objętych sankcjami, w którym można sprawdzić kontrahenta, jego powiązania, przyczyny umieszczenia w rejestrze i zastosowane sankcje: https://www.gov.pl/web/mswia/lista-osob-i-podmiotow-objetych-sankcjami.
W pierwszym kroku sprawdzenia firmy z Czech można więc dokonać wglądu, czy nie widnieje ona w którymś z ww. rejestrów. Źródłem przydatnych informacji jest również Rozporządzenie Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
Wywiad gospodarczy, czyli jak sprawdzić kontrahenta z Czech?
Weryfikację kontrahenta można powierzyć profesjonalnej wywiadowni gospodarczej, na co dzień zajmującej się realizacją takich zleceń. Prywatny detektyw w Warszawie, Poznaniu, Wrocławiu czy innych miastach będzie wiedział, jak dotrzeć do niezbędnych informacji weryfikujących obecnego lub przyszłego kontrahenta.
Najważniejszym sposobem weryfikacji kontrahenta z Czech i jego ewentualnych powiązań z Białorusią czy Rosją jest ustalenie podmiotu będącego jego beneficjentem rzeczywistym, a następnie sprawdzenie, czy jest on wpisany na ww. listę sankcyjną prowadzoną przez MSWiA. Ustalenia można dokonać w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych prowadzonym przez Ministra Finansów: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj.
Wywiad środowiskowy
Ogólnodostępnym sposobem na zdobycie informacji o kontrahencie jest przeszukanie zasobów Internetu. Weryfikacja firmy, sprawdzenie jej, czy posiada stronę internetową, jakie są o niej opinie, być może napotkamy jakąś publikację na jej temat. Jeśli dla pewności nie chcemy tego robić sami, możemy powierzyć research agencji detektywistycznej specjalizującej się w profesjonalnym wywiadzie gospodarczym. Bo źródeł informacji jest znacznie więcej niż tylko sieć www. Można np. wystąpić do Ambasady RP w Pradze z zapytaniem o konkretny podmiot, czy docierały do niej już skargi od innych przedsiębiorców, a może według wiedzy placówki dyplomatycznej czeski kontrahent cieszy się złą opinią? Podobnych informacji mogą udzielić polsko-czeskie izby handlowe.
Bezpośrednie zapytanie do kontrahenta
W przypadku pojawienia się trudności z ustaleniem struktury właścicielskiej biznesowego partnera za pomocą dostępnych rejestrów, można skorzystać z innej metody jego sprawdzenia w ramach działań wywiadu gospodarczego, którą jest zwrócenie się bezpośrednio do niego o potwierdzenie, kto jest jego beneficjentem rzeczywistym. Oczywiście by uwiarygodnić udzieloną odpowiedź można poprosić czeskiego przedsiębiorcę o okazanie dokumentów potwierdzających jego deklaracje.
Polskie i unijne rejestry
W biuletynie informacji publicznej Minister Przedsiębiorczości i Technologii, jako minister właściwy ds. gospodarki, prowadzi rejestr przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych. Jeśli w rejestrze tym odnajdziemy przedstawicielstwo naszego kontrahenta, możemy przypuszczać, że on sam nadal istnieje i prowadzi działalność.
Kolejnym z takich rejestrów, w którym można sprawdzić kontrahenta jest europejski rejestr podatników VAT UE oraz rejestr EORI. Przedsiębiorstwa i osoby chcące prowadzić działalność handlową na terenie Unii muszą używać numeru EORI. Jest to numer identyfikacyjny potrzebny we wszystkich procedurach celnych. System informatyczny VIES (VAT Information Exchange System), to wyszukiwarka prowadzona przez Komisję Europejską, pozwalająca na sprawdzenie czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. A to niezbędne m.in. do tego, by móc zastosować do danej transakcji 0% stawkę VAT. Jeśli VIES nie potwierdzi rejestracji kontrahenta, można wystąpić o weryfikację do urzędu skarbowego państwa, w którym ma on siedzibę. Warto również sprawdzić, czy firma posiada odpowiednie pozwolenia i certyfikaty, jeśli są one wymagane w danym kraju.
Rejestr Dłużników Niewypłacalnych pozwala sprawdzić, czy dany kontrahent nie figuruje na jego liście. Istnieją również biura informacji gospodarczej, które posiadają szczegółowe informacje o działalności przedsiębiorstw. BIK, czyli Biuro Informacji Kredytowej, utworzone przez Związek Banków Polskich, gromadzi dane na temat historii kredytowej klientów banków, SKOK-ów, a także para bankowych firm pożyczkowych.
Czeskie rejestry firm
Czeskie ministerstwo sprawiedliwości prowadzi publiczny rejestr działalności gospodarczej. Dokładniej rzecz mówiąc, rejestr prowadzą sądy rejestrowe, a wpisowi podlegają: stowarzyszenia, związki zawodowe, międzynarodowe związki zawodowe, organizacje pracodawców, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, przedsiębiorstwa spin-off, organizacje pożytku publicznego, fundacje, fundusze, instytucje, organizacje finansowane z budżetu państwa, stowarzyszenia współwłaścicieli, europejskie ugrupowania interesów gospodarczych, podmioty będące własnością podmiotów zagranicznych, spółdzielnie europejskie, spółki europejskie.
W rejestrze ujawniane są informacje: firma (nazwa handlowa) spółki, siedziba, rodzaj działalności, forma prawna, numer identyfikacyjny, a także imię i nazwisko oraz adres zamieszkania – lub firma i adres siedziby – upoważnionego przedstawiciela (prokurenta) spółki. Rejestr dostępny jest dla ogółu społeczeństwa bezpłatnie za pośrednictwem portalu https://www.justice.cz/ lub bezpośrednio poprzez wyszukiwarkę https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik. Dostęp do rejestru jest nieograniczony. Skorzystać z niego i uzyskać odpisy lub wyciągi może każdy.
ARES to baza danych administrowana przez czeskie Ministerstwo Finansów i jest to system informacyjny, który umożliwia wyszukiwanie informacji o podmiotach gospodarczych zarejestrowanych w Republice Czeskiej. Ta baza danych oferuje wyszukiwanie według nazwy firmy lub osoby w celu zidentyfikowania informacji zarejestrowanych w instytucjach administracyjnych w kraju: http://wwwinfo.mfcr.cz/ares/ares_es.html.en.
FIRMY.CZ – ta strona jest katalogiem zweryfikowanych firm w Republice Czeskiej. Lista firm jest regularnie aktualizowana. Obok firm można znaleźć instytucje, aktualne kontakty i opinie użytkowników o firmach. Ta strona oferuje podstawowe wyszukiwanie informacji o firmie i linki do stron internetowych firmy: https://www.firmy.cz/.
KURZY.CZ – ta strona internetowa oferuje wyszukiwanie w rejestrze handlowym i biznesowym. CR umożliwia znalezienie dowolnej firmy, osoby lub innego podmiotu z rejestrów publicznych. Rejestr firm można przeszukiwać według identyfikatora firmy, nazwy, osób zaangażowanych, a także według zarejestrowanych adresów. BR zawiera podstawowe informacje o firmie – siedzibę, osoby statutowe itp. Ponadto BR zapewnia dostęp do przeglądu powiązań między firmami i osobami z analizą czasową powiązań firm i osób w rejestrze handlowym: https://rejstrik-firem.kurzy.cz/.
Lepiej dobrze sprawdzić kontrahenta
Przed dokonaniem transakcji, nawiązaniem współpracy z kontrahentem z Czech lepiej przeprowadzić wywiad gospodarczy i dobrze go sprawdzić, przede wszystkim czy nie jest powiązany z Białorusią lub Rosją. Za naruszenie zakazów nałożonych na określonego rodzaju obrót z tymi państwami i z określonymi osobami i firmami grozi bowiem kara finansowa. Wyskokość kary wynosi do 20 mln zł, oraz od 3 do 15 lat pozbawienia wolności. Poza tym, weryfikacja kontrahenta, dochowanie należytej staranności przy jego doborze, to wymóg obowiązujący zawsze przy prowadzeniu działalności gospodarczej, ciążący na przedsiębiorcach jako profesjonalnych uczestnikach rynku.
Czy już wiesz jak sprawdzić firmę z Czech? Jeśli nie, lub potrzebujesz odnalezienia bardziej szczegółowych informacji, możemy Ci pomóc. Zapraszamy do kontaktu.
