Niemcy to bliski, zachodni sąsiad Polski i jeden z największych partnerów gospodarczych dla polskich firm. Polscy przedsiębiorcy bardzo chętnie nawiązują współpracę z niemieckimi firmami. Nim to jednak nastąpi, by nie narazić firmy na szkody wynikłe z nawiązania współpracy z nierzetelnym partnerem, jak również nie narazić siebie na odpowiedzialność przed polskimi organami skarbowymi za niedochowanie należytej staranności w doborze kontrahenta, powinno się prewencyjnie dokonać weryfikacji firmy przeprowadzając wywiad gospodarczy. Jest to szczególnie ważne teraz, po wybuchu wojny na Ukrainie i wprowadzeniu przez UE, także przez Niemcy i Polskę, sankcji za obrót określonymi towarami i usługami, także za naruszenie zakazu handlu z określonymi podmiotami. Jak sprawdzić kontrahenta z Niemiec?
Dochowanie należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta
W dzisiejszych czasach założyć firmę jest bardzo łatwo. W wielu państwach można to zrobić nawet nie wychodząc z domu, przez Internet. Nigdy więc nie można mieć pewności, kto tak naprawdę kryje się pod stworzoną nazwą i wpisem w rejestrze, dopóki się tego nie sprawdzi. Weryfikacji służą działania powszechnie stosowanego już w obrocie wywiadu gospodarczego, polegające w pierwszej kolejności na sprawdzeniu rzetelności i aktualności dokumentacji kontrahenta, KRS, NIP, REGON, oraz pozwoleń i certyfikatów niezbędnych do prowadzenia określonego rodzaju działalności.
Weryfikacji można dokonać pozyskując informacje od właściwych osób i instytucji, jak: sądy rejestrowe, ZUS, urzędy skarbowe, czy krajowe i międzynarodowe izby handlowe. Warto zgłębić wiedzę na temat historii działalności oraz jej właścicieli, w tym opinie o firmie, także przeszukując Internet, czy zapytując innych przedsiębiorców, kontrahentów tego podmiotu, jak i bezpośrednio samego zainteresowanego. Trzeba pamiętać, że niedochowanie należytej staranności przy doborze kontrahenta niesie ze sobą konsekwencje prawne, np. w postaci oskarżenia o świadomy udział w nieprawidłowościach, i wynikające z tego dalsze sankcje podatkowo-prawne.
Współpraca gospodarcza z Niemcami
Polska i Niemcy zawarły 17 czerwca 1991 r. traktat o dobrym sąsiedztwie i przyjaznej współpracy, który wszedł w życie 16 stycznia 1992 r. W maju 2004 r. Polska przystąpiła do Unii Europejskiej, a jednym z największych tego orędowników były właśnie Niemcy. 19 grudnia 2004 r. weszła w życie umowa między RP a RFN w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i od majątku. Wraz z członkostwem Polski w UE upadły wszelkie ograniczenia ilościowe i taryfowe w obrocie handlowym z Niemcami, a dostęp do niemieckiego rynku pracy został w pełni zliberalizowany w maju 2011 r. Wg informacji Ministerstwa Rozwoju, Pracy I Technologii z 2020 r., od 20 lat RFN pozostaje pierwszym partnerem handlowym Polski. Te uwarunkowania, a przede wszystkim fakt, że Niemcy to obecnie największa gospodarka w Europie i czwarta na świecie, sprawiają, że wiele polskich firm chce podejmować współpracę z firmami z Niemiec. Polscy przedsiębiorcy przystępując do jej nawiązania powinni jednak w pierwszej kolejności przeprowadzić wywiad gospodarczy, czyli dokonać weryfikacji firmy i swojego przyszłego kontrahenta zza zachodniej granicy. Poniżej podpowiadamy, jak sprawdzić firmę z Niemiec.
W RFN mieszka oficjalnie ponad 870 tys. Polaków, choć tamtejsi statystycy szacują, że osób z „polskim tłem migracyjnym” żyje w Niemczech ponad 2 miliony. To drugi, po Turkach, wynik liczebności migrantów w Niemczech. W ubiegłym, 2021 roku, RFN pozostała największym partnerem handlowym Polski, z kolei Polska jest dla Niemiec piątym najważniejszym rynkiem zagranicznym po Chinach, Holandii, Stanach Zjednoczonych i Francji. Dwustronna wymiana towarowa wzrosła w 2021 r. o 23 mld euro w porównaniu do roku 2020 (+18,9%) i wyniosła 146,7 mld euro.
Krajowe i unijne sankcje
Od ponad roku polskie firmy jeszcze ostrożniej przyglądają się współpracy z zagranicznymi, również niemieckimi, partnerami biznesowymi, w związku z rosyjską agresją militarną na Ukrainie. Unia Europejska 23 czerwca 2023 roku nałożyła na Rosję już 11 pakiet sankcji. Swoje dodatkowe sankcje nakłada również Polska. Obejmują one najważniejsze osoby w Rosji, a także firmy pochodzące z tego kraju oraz z Białorusi. Zakazany jest obrót towarów i usług z rosyjskimi i białoruskimi firmami. Za jego naruszenie grozi polskim przedsiębiorcom kara finansowa w wysokości do 20 mln zł oraz nawet do 15 lat pozbawienia wolności. Jednak rosyjscy i białoruscy przedsiębiorcy nauczyli się obchodzić międzynarodowe zakazy. Wykorzystują w tym celu m.in. skomplikowane struktury holdingowe utworzone w innych państwach, w których trudno wykryć rzeczywistą strukturę właścicielską.
Szczegółowe informacje na temat rodzaju objętych unijnym zakazem transakcji gospodarczych z Białorusią i Rosją odnaleźć można na stronach internetowych Rady Europejskiej: https://www.consilium.europa.eu/. W Dzienniku Urzędowym UE pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02014R0269-20220721 znajduje się z kolei wykaz osób i podmiotów objętych sankcjami. Polskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji również prowadzi aktualny rejestr podmiotów objętych sankcjami, w którym można sprawdzić kontrahenta, jego powiązania, przyczyny umieszczenia w rejestrze i zastosowane sankcje: https://www.gov.pl/web/mswia/lista-osob-i-podmiotow-objetych-sankcjami.
W pierwszym kroku sprawdzenia firmy z Niemiec można więc dokonać wglądu, czy nie widnieje ona w którymś z ww. rejestrów. Źródłem przydatnych informacji jest również Rozporządzenie Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
Wywiad gospodarczy, czyli jak sprawdzić kontrahenta z Niemiec?
Weryfikację kontrahenta można powierzyć profesjonalnej wywiadowni gospodarczej, na co dzień zajmującej się realizacją takich zleceń. Prywatny detektyw w Warszawie, Poznaniu, Wrocławiu czy innych miastach będzie wiedział, jak dotrzeć do niezbędnych informacji weryfikujących obecnego lub przyszłego kontrahenta.
Najważniejszym sposobem weryfikacji kontrahenta i jego ewentualnych powiązań z Białorusią czy Rosją jest ustalenie podmiotu będącego jego beneficjentem rzeczywistym, a następnie sprawdzenie, czy jest on wpisany na ww. listę sankcyjną prowadzoną przez MSWiA. Ustalenia można dokonać w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych prowadzonym przez Ministra Finansów: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj.
Wywiad środowiskowy
Ogólnodostępnym sposobem na zdobycie informacji o kontrahencie jest przeszukanie zasobów Internetu. Weryfikacja firmy, sprawdzenie jej, czy posiada stronę internetową, jakie są o niej opinie, być może napotkamy jakąś publikację na jej temat. Jeśli dla pewności nie chcemy tego robić sami, możemy powierzyć research agencji detektywistycznej specjalizującej się w profesjonalnym wywiadzie gospodarczym. Bo źródeł informacji jest znacznie więcej niż tylko sieć www. Można np. wystąpić do Ambasady RP w Berlinie z zapytaniem o konkretny podmiot, czy docierały do niej już skargi od innych przedsiębiorców, a może według wiedzy placówki dyplomatycznej niemiecki kontrahent cieszy się złą opinią? Podobnych informacji mogą udzielić polsko-niemieckie izby handlowe.
Bezpośrednie zapytanie do kontrahenta
W przypadku pojawienia się trudności z ustaleniem struktury właścicielskiej biznesowego partnera za pomocą dostępnych rejestrów, można skorzystać z innej metody jego sprawdzenia . Jest nią zwrócenie się bezpośrednio do kontrahenta o potwierdzenie, kto jest jego beneficjentem rzeczywistym. Oczywiście by uwiarygodnić udzieloną odpowiedź można poprosić niemieckiego przedsiębiorcę o okazanie dokumentów potwierdzających jego deklaracje.
Polskie i unijne rejestry
W biuletynie informacji publicznej Minister Przedsiębiorczości i Technologii, jako minister właściwy ds. gospodarki, prowadzi rejestr przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych. Jeśli w rejestrze tym odnajdziemy przedstawicielstwo naszego kontrahenta, możemy przypuszczać, że on sam nadal istnieje i prowadzi działalność.
Kolejnym z takich rejestrów, w którym można sprawdzić kontrahenta jest europejski rejestr podatników VAT UE oraz rejestr EORI. Przedsiębiorstwa i osoby chcące prowadzić działalność handlową na terenie Unii muszą używać numeru EORI. Jest to numer identyfikacyjny potrzebny we wszystkich procedurach celnych. System informatyczny VIES (VAT Information Exchange System), to wyszukiwarka prowadzona przez Komisję Europejską, pozwalająca na sprawdzenie czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. A to niezbędne m.in. do tego, by móc zastosować do danej transakcji 0% stawkę VAT. Jeśli VIES nie potwierdzi rejestracji kontrahenta, można wystąpić o weryfikację do urzędu skarbowego państwa, w którym ma on siedzibę. Warto również sprawdzić, czy firma posiada odpowiednie pozwolenia i certyfikaty, jeśli są one wymagane w danym kraju.
Rejestr Dłużników Niewypłacalnych pozwala sprawdzić, czy dany kontrahent nie figuruje na jego liście. Istnieją również biura informacji gospodarczej, które posiadają szczegółowe informacje o działalności przedsiębiorstw. BIK, czyli Biuro Informacji Kredytowej, utworzone przez Związek Banków Polskich, gromadzi dane na temat historii kredytowej klientów banków, SKOK-ów, a także para bankowych firm pożyczkowych.
Niemieckie rejestry przedsiębiorców
Głównym źródłem danych na temat przedsiębiorców zagranicznych są ich krajowe rejestry, odpowiedniki polskich CEIDG i KRS. Rejestry działalności gospodarczej poszczególnych państw UE zgromadzone są na portalu „european e-justice”. Jak sprawdzić firmę w Niemczech? Ministerstwo Sprawiedliwości Nadrenii-Północnej Westfalii prowadzi dla wszystkich krajów związkowych RFN rejestr handlowy o nazwie Gemeinsames Registerportal der Länder.
Za jego pośrednictwem, można przeprowadzić wywiad gospodarczy uzyskując dostęp do wszystkich lokalnych niemieckich rejestrów: rejestru handlowego, rejestru stowarzyszeń i spółek partnerskich oraz do związanych z tymi rejestrami ogłoszeń. Rejestry te pozwalają dokonać weryfikacji firm działających na terytorium Niemiec (www.handelsregister.de).
Jakie informacje można uzyskać w rejestrze?
Portal umożliwia wyszukiwanie według nazwy spółki, słowa kluczowego, numeru rejestracyjnego i adresu głównej siedziby spółki. Istnieje również możliwość uwzględnienia w wyszukiwaniu spółek wyrejestrowanych. Wyniki obejmują nazwę spółki, numer, lokalizację siedziby i status spółki. Zarejestrowane dokumenty, które zostały złożone w sądzie rejestrowym od 1 stycznia 2007 r., są dostępne do zakupu dla tych, którzy mają konto zatwierdzone przez punkt obsługi portalu rejestru w Niemczech.
Pozostałe rejestry
Unternehmensregister to kolejny państwowy rejestr przedsiębiorstw. Umożliwia wyszukiwanie informacji na temat niewypłacalności, rozliczeń i składanych sprawozdań finansowych firm, a także na temat wpisów (złożonych dokumentów)dokonanych do federalnego dziennika urzędowego (www.unternehmensregister.de). Tam informacje dostępne są głównie w języku niemieckim (informacje o rynkach kapitałowych są dostępne częściowo w języku angielskim lub innych językach). Unternehmensregister jest powiązany z Gemeinsames Registerportal der Länder i umożliwia wyszukiwanie informacji zawartych w obu rejestrach.
W rejestrze Gemeinsames Registerportal der Länder weryfikacji firmy z Niemiec, informacji na jej temat wyszukuje się przy pomocy dwóch funkcji: „wyszukiwanie zwykłe” i „wyszukiwanie zaawansowane”. Natomiast w Unternehmensregister dostępna jest tylko jedna funkcja wyszukiwania. Należy pamiętać, że większość informacji dostępna jest w języku niemieckim. Trudności mogą nastręczać odmienne, charakterystyczne dla niemieckiego alfabetu znaki. W rejestrze można wyszukać wpisane firmy i korporacje nawet wtedy, gdy nie zna się konkretnego numeru rejestru.
Niemieckie Ministerstwo Finansów, a dokładnie jego Federalny Urząd Nadzoru Usług Finansowych (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht), w skrócie BaFin, prowadzi rejestr oferujący bazę danych powiadomień o transakcjach w spółkach notowanych na giełdzie w Niemczech, transakcje na papierach wartościowych, które zostały opublikowane nie wcześniej niż rok temu i zawiera nazwiska osób zgłaszających i firm publikujących (https://portal.mvp.bafin.de/database/DealingsInfo).
Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa (IHK) w Berlinie publikuje informacje na temat ponad 96 000 firm. Dane można wyszukiwać według nazwy przedsiębiorstwa, a także typu lub sektora działalności. Baza danych jest regularnie aktualizowana w oparciu o dane przekazywane izbom przemysłowo-handlowym przez firmy członkowskie. Niemniej jednak nie można zagwarantować kompletności i poprawności danych. W związku z tym odpowiedzialność za jakiekolwiek szkody wynikające z korzystania z tych danych jest wyraźnie wykluczona (https://firmen.berlin/sites/fitber/welcome.aspx).
Lepiej dobrze sprawdzić kontrahenta
Przed dokonaniem transakcji, nawiązaniem współpracy z kontrahentem z Niemiec lepiej przeprowadzić wywiad gospodarczy i dobrze go sprawdzić, przede wszystkim czy nie jest powiązany z Białorusią lub Rosją. Za naruszenie zakazów nałożonych na określonego rodzaju obrót z tymi państwami i z określonymi osobami i firmami grozi bowiem kara finansowa. Wyskokość kary wynosi do 20 mln zł, oraz od 3 do 15 lat pozbawienia wolności. Poza tym, weryfikacja kontrahenta, dochowanie należytej staranności przy jego doborze, to wymóg obowiązujący zawsze przy prowadzeniu działalności gospodarczej, ciążący na przedsiębiorcach jako profesjonalnych uczestnikach rynku.
Czy już wiesz jak sprawdzić firmę z Niemiec? Jeśli nie, lub potrzebujesz odnalezienia bardziej szczegółowych informacji, możemy Ci pomóc. Zapraszamy do kontaktu.
