Od 1 września 2019 funkcjonuje biała lista podatników VAT wprowadzona przez Resort Finansów. Lista ta jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Dzięki niej przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mogą zweryfikować pewne informacje na temat partnerów biznesowych. Jednak zorganizowanie i funkcjonowanie tej listy dokłada kolejne obowiązki administracyjne związane z prowadzeniem firmy
Wykaz informacji o podatnikach VAT zastąpił dotychczas funkcjonujące listy podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.
Biała lista umożliwia:
– sprawdzenie czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
– poznanie podstawy prawnej decyzji jeśli kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, ,
– potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki należ zapłacić kontrahentowi.
Dostęp do listy jest bezpłatny na stronie Ministerstwa Finansów.
Jak znaleźć płatnika?
Informacje zamieszczone w wykazie wyszukać po NIP, REGON, numerze rachunku bankowego lub według nazwy firmy. Przy wpisaniu tylko fragmentu nazwy, system wyświetli pasujące wyniki, spośród których można wybrać właściwą firmę.
W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zarejestrowanych w CEIDG, w wyszukiwarce, w polu „nazwa podmiotu” należy podać imię i nazwisko przedsiębiorcy.
Jakie informacje są udostępniona na Białej liście podatników?
Zgodnie ze specyfikacją podaną na stronie ministerstwa w wykazie można znaleźć:
– nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
– numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany;
– status podmiotu:
– w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
– zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
– numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
– numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany;
– adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
– imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej
– imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej
– imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
– daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
– podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
– numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której dana firma jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
Obowiązki przedsiębiorców
Jak już wspomnieliśmy powyżej, istnienie Białej listy podatników wiąże się z nowymi obowiązkami dla płatników VAT. Przedsiębiorcy muszą sprawdzać, czy rachunek bankowy znajdujący się przy pozycji firmy na białej liście zgadza się z tym na fakturze. Jest to szczególnie ważne przy wpłatach powyżej 15 tys. złotych.
Przedsiębiorca, który dokona płatności na inny rachunek bankowy kontrahenta niż ten podany na białej liście, nie będzie mógł powyżej tej kwoty zaksięgować kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo solidarnie będzie odpowiadał z drugą stroną transakcji za ewentualny nierozliczony VAT. W takim przypadku może okazać się, że będziemy zmuszeni zapłacić część należnego podatku – bezpośrednio do Urzędu Skarbowego. Dlatego też Resort Finansów radzi, aby dokładnie przyjrzeć się numerowi konta naszego partnera biznesowego. W razie wątpliwości należy skontaktować się z urzędem w celu dodatkowej weryfikacji danych zawartych w wygenerowanym raporcie przez elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT.
Jeżeli firma wpłaciła pieniądze na inne konto niż to podane w wykazie, ma 3 dni na zgłoszenie tego faktu do naczelnika Urzędu Skarbowego odpowiedniego dla wystawiającego fakturę. Takie działanie może uchronić przedsiębiorstwo przed sankcjami.
Przedsiębiorcy są również odpowiedzialni za sprawdzenie czy dane ich firmy są wyświetlane w wykazie, a w razie zastrzeżeń muszą je wyjaśnić np. ze swoim bankiem lub Urzędem Skarbowym, gdyż to z tych instytucji automatycznie są pobierane dane umieszczane na liście. Wszystkie potrzebne informacje są pobierane z dostępnych rejestrów publicznych. Jeśli te informacje będą niepoprawne, przedsiębiorca może wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o usunięcie lub sprostowanie danych.
Podsumowując:
Biała lista podatników VAT to elektroniczny wykaz czynnych podatników VAT, który ma pomóc firmom skutecznie i szybko weryfikować kontrahentów.
Dla przedsiębiorców bardzo ważną informacją, którą znajdą w wykazie są numery firmowych rachunków bankowych. Są to tzw. rachunki rozliczeniowe, które należy weryfikować celem potwierdzenia czy zgadzają się z numerem wskazanym an fakturze.
Przy każdorazowej zmianie rachunku bankowego, należy jak najszybciej uaktualnić dane w odpowiednich organach państwowych.
DODATKOWO:
Ministerstwo Finansów udostępnia opis interfejsu programistycznego API nowego Wykazu podatników VAT, tj. wykazu podmiotów zarejestrowanych, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Umożliwia to sprawdzenia rejestrów białej listy przy pomocy zewnętrznego interfejsu programistycznego.
Należy jednak pamiętać, że korzystanie z API jest limitowane. Przy wykorzystaniu metody search można złożyć 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie, natomiast przy wykorzystaniu metody check można zapytać o 1 podmiot. Po wyczerpaniu tego limitu dostęp do API będzie zablokowany do godziny 0:00.
