Nowe zasady whistleblowing – Co powinniśmy wiedzieć?
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia praw Unii tzw. dyrektywa o sygnalistach nałoży na przedsiębiorców nowe obowiązki polegające m.in. na wdrożeniu kanałów umożliwiających w sposób anonimowy dokonywanie zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów (ang. whistleblower) oraz przyjęciu mechanizmów, które będą zapewniać takim osobom skuteczne środki ochrony przed działaniami odwetowymi. Kraje unijne, w tym Polska, zobowiązane są do przyjęcia odpowiednich regulacji do grudnia 2021r.
Kogo obowiązuje dyrektywa o sygnalistach?
Przede wszystkim organizacje zatrudniające powyżej 50 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia kanałów anonimowego zgłaszania nieprawidłowości a także do zapewnienia skutecznej ochrony osobom dokonującym zgłoszenia.
Jak przygotować firmę do nowych warunków?
Przed wybraniem nowych form komunikacji w firmie należałoby przeprowadzić analizę i ocenę ryzyka ewentualnych rozwiązań. Pod uwagę trzeba wziąć możliwości techniczne i logistyczne organizacji oraz elementy specyficzne dla branży w jakiej działa. Dla wielu firm optymalne rozwiązanie będzie wymagało zaprojektowanie zupełnie nowych procedur wewnętrznych i kanałów przekazywania informacji oraz procesu reagowania na nie. Ze względu na złożoność zmian sugeruje się, by nie lekceważyć względnie długiego okresu przeznaczonego na dostosowanie się do dyrektywy i nie zostawianie decyzji na ostatnią chwilę.
Po analizie, znając strukturę przedsiębiorstwa, jego możliwości i potrzeby można przystąpić do zaprojektowania, a dalej wdrożenia rozwiązań techniczno-organizacyjnych. Z założenia zmiany mają polegać na wprowadzeniu nowych systemów informatycznych jak i nowego działu lub komórki organizacyjnej.
Rozbijając proces na kluczowe elementy, takie jak przekazanie informacji przez sygnalistę, zapewnienie poufności i bezpieczeństwa, jako kolejny ważny krok trzeba mieć na uwadze to, czy organizacja ma odpowiednią wiedzę i możliwości do rozpatrywania zgłaszanych naruszeń. Realizacja powinna jednocześnie chronić osobę zgłaszającą oraz pozwalać efektywne zarządzanie komórką odpowiadającą za bezpośrednie reagowanie na wpływające zgłoszenia.
Zmiany w kulturze organizacyjnej
Nie mniej ważną zmianą konieczną do prawidłowego dostosowania się do omawianej dyrektywy, jest wdrożenie nowych zespołów zachowań i wypracowanie kultury w miejscu pracy, pozwalających na realne funkcjonowanie kanału anonimowego zgłaszania nieprawidłowości. Celem nowego prawa, zmian i nowych form komunikowania są poprawa i usprawnienie struktur organizacyjnych. Powinny mieć korzystny wpływ na bezpieczeństwo przedsiębiorstwa – zarówno pracodawców jak i pracowników. W perspektywie długoterminowej zastosowane środki mają szansę skutecznego ograniczenia kosztów związanych z rozwiazywaniem problemów jeszcze przed wzrostem ich skali. W dużych firmach, których dotyczy obowiązek, nowe zasady mogą pozytywnie wpłynąć na panującą atmosferę i uzdrowić system, redukując przestrzeń i okazje do nadużyć i nielegalnych działań.
Jesteś zainteresowany innymi formami ograniczania ryzyka? Zachęcamy do zapoznania się z usługami Verificators, w tym do działań w ramach Wywiadu Gospodarczego. Wyszukujemy i analizujemy informacje zapewniając bezpieczeństwo Twojej firmie.
