Jak sprawdzić firmę z Holandii?

Jak sprawdzić firmę z Holandii?

Od czasu wybuchu wojny w Ukrainie i wobec wprowadzenia sankcji wobec Rosji (także wobec Białorusi), zwiększyło się ryzyko handlu zagranicznego. Polscy przedsiębiorcy narażeni są bowiem na wysokie kary za współpracę gospodarczą z podmiotami wciągniętymi na międzynarodową czarną listę, także za obrót określonego rodzaju, zakazanymi towarami i usługami. A podmioty te nauczyły się obchodzić unijne embargo, nierzadko podszywając się pod zagraniczne firmy. Jednym z największych orędowników wzmożonej walki z obchodzeniem sankcji jest Holandia. Jak więc sprawdzić firmę z Holandii, czy aby nie jest ona powiązana z Białorusią lub Rosją?

Dochowanie należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta

W dzisiejszych czasach założyć firmę jest bardzo łatwo. W wielu państwach można to zrobić nawet nie wychodząc z domu, przez Internet. Nigdy więc nie można mieć pewności, kto tak naprawdę kryje się pod stworzoną nazwą i wpisem w rejestrze, dopóki się tego nie sprawdzi. Weryfikacji służą działania powszechnie stosowanego już w obrocie wywiadu gospodarczego, polegające w pierwszej kolejności na sprawdzeniu rzetelności i aktualności dokumentacji kontrahenta, KRS, NIP, REGON, oraz pozwoleń i certyfikatów niezbędnych do prowadzenia określonego rodzaju działalności.

Weryfikacji można dokonać pozyskując informacje od właściwych osób i instytucji, jak: sądy rejestrowe, ZUS, urzędy skarbowe, czy krajowe i międzynarodowe izby handlowe. Warto zgłębić wiedzę na temat historii działalności oraz jej właścicieli, w tym opinie o firmie, także przeszukując Internet, czy zapytując innych przedsiębiorców, kontrahentów tego podmiotu, jak i bezpośrednio samego zainteresowanego. Trzeba pamiętać, że niedochowanie należytej staranności przy doborze kontrahenta niesie ze sobą konsekwencje prawne, np. w postaci oskarżenia o świadomy udział w nieprawidłowościach, i wynikające z tego dalsze sankcje podatkowo-prawne.

Współpraca gospodarcza z Holandią

Według danych rządowych dostępnych w serwisie www.gov.pl za 2020 rok, Holandia to jedno z najbogatszych państw Unii Europejskiej. Jej PKB wyniósł wówczas 912,2 mld dolarów, co czyniło Holandię 16 największą gospodarką świata i 5 największą w UE. Wartość holenderskiego PKB na jedną zatrudnioną osobę wynosi 52 300 USD (18 miejsce na świecie). Dziewięć kluczowych sektorów holenderskiej gospodarki to: rolnictwo i żywność, przemysł kreatywny (projektowanie wnętrz, gier, mody i architektury), przemysł chemiczny, przemysł energetyczny, high-tech, ogrodnictwo i substraty, nauki przyrodnicze i zdrowie, logistyka, oraz woda (Holandia jest światowym liderem w zarządzaniu zasobami wodnymi).

W oparciu o dane KUKE z Grupy Polskiego Funduszu Rozwoju, w 2020 r. wartość polskiego eksportu do Holandii  wyniosła 45 mld 315 mln zł, a importu 40 mld 421 mln zł. Do Królestwa Niderlandów najczęściej sprzedajemy: maszyny i urządzenia mechaniczne, elektryczne oraz ich części, artykuły spożywcze oraz artykuły przemysłowe różne. Najchętniej sprowadzamy natomiast: maszyny i urządzenia mechaniczne, elektryczne oraz ich części, pojazdy, samoloty, statki i inne środki transportu, a także produkty przemysłu chemicznego.

Stosunki gospodarcze Polski z Holandią reguluje ustawodawstwo Unii Europejskiej a także umowy dwustronne, przede wszystkim: konwencja podpisana 13 lutego 2002 roku, która obowiązuje od 1 stycznia 2004 roku, oraz deklaracja o współpracy pomiędzy Ministrem Gospodarki RP oraz Ministrem Spraw Ekonomicznych Królestwa Niderlandów z września 2009 r.

Krajowe i unijne sankcje

W związku z naruszeniem integralności terytorialnej Ukrainy, Unia Europejska do 23 czerwca 2023 roku nałożyła na Rosję 11 pakietów sankcji. Swoje dodatkowe sankcje nakłada również Polska. Obejmują one najważniejsze osoby w Rosji, a także firmy pochodzące z tego kraju oraz z Białorusi. Zakazany jest obrót towarów i usług z rosyjskimi i białoruskimi firmami. Za jego naruszenie grozi polskim przedsiębiorcom kara finansowa w wysokości do 20 mln zł oraz nawet do 15 lat pozbawienia wolności. Jednak rosyjscy i białoruscy przedsiębiorcy nauczyli się obchodzić międzynarodowe zakazy, wykorzystując m.in. skomplikowane struktury holdingowe utworzone w innych państwach, w których trudno wykryć rzeczywistą strukturę właścicielską.

W lutym 2023 r., czyli w rok po wybuchu wojny w Ukrainie, Holandia wezwała państwa członkowskie Unii Europejskiej do utworzenia unijnej centrali do spraw egzekwowania sankcji. Scentralizowany organ UE ma z Brukseli zajmować się masowym obchodzeniem sankcji wobec Rosji, które ujawnił europejski serwis informacyjny EURACTIV. Holenderski minister spraw zagranicznych Wopke Hoekstra powiedział, że choć Rosja bardzo cierpi z powodu restrykcyjnych środków UE, to jednocześnie są one omijane na masową skalę. Dlatego Holandia chce połączyć informacje i dostępne w UE zasoby  w zakresie ścigania uchylania się od sankcji, w celu zwalczania tego procederu. W Holandii naruszenia sankcji UE mogą skutkować odpowiedzialnością finansową i karną zarówno dla firm, jak i dla osób fizycznych (np. za naruszenia popełnione w charakterze osobistym lub w przypadku, gdy są one uważane za osoby zlecające lub faktyczne osoby zarządzające naruszeniem popełnionym przez spółkę).

Szczegółowe informacje na temat rodzaju objętych unijnym zakazem transakcji gospodarczych z Białorusią i Rosją odnaleźć można na stronach internetowych Rady Europejskiej: https://www.consilium.europa.eu/. W Dzienniku Urzędowym UE od adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02014R0269-20220721 znajduje się z kolei wykaz osób i podmiotów objętych sankcjami. Polskie Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji również prowadzi aktualny rejestr podmiotów objętych sankcjami, w którym można sprawdzić kontrahenta, jego powiązania, przyczyny umieszczenia w rejestrze i zastosowane sankcje: https://www.gov.pl/web/mswia/lista-osob-i-podmiotow-objetych-sankcjami.

W pierwszym kroku sprawdzenia firmy z Holandii można więc dokonać wglądu, czy nie widnieje ona w którymś z ww. rejestrów. Źródłem przydatnych informacji jest również Rozporządzenie Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.

Wywiad gospodarczy, czyli jak sprawdzić kontrahenta z Holandii?

Weryfikację kontrahenta można powierzyć profesjonalnej wywiadowni gospodarczej, na co dzień zajmującej się realizacją takich zleceń. Prywatny detektyw w Warszawie, Poznaniu, Wrocławiu czy innych miastach będzie wiedział, jak dotrzeć do niezbędnych informacji weryfikujących obecnego lub przyszłego kontrahenta.

Najważniejszym sposobem weryfikacji kontrahenta i jego ewentualnych powiązań z Białorusią czy Rosją jest ustalenie podmiotu będącego jego beneficjentem rzeczywistym, a następnie sprawdzenie, czy jest on wpisany na ww. listę sankcyjną prowadzoną przez MSWiA. Ustalenia można dokonać w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych prowadzonym przez Ministra Finansów: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj

Wywiad środowiskowy

Ogólnodostępnym sposobem na zdobycie informacji o kontrahencie jest przeszukanie zasobów Internetu. Weryfikacja firmy, sprawdzenie jej, czy posiada stronę internetową, jakie są o niej opinie, być może napotkamy jakąś publikację na jej temat. Jeśli dla pewności nie chcemy tego robić sami, możemy powierzyć research agencji detektywistycznej specjalizującej się w profesjonalnym wywiadzie gospodarczym. Bo źródeł informacji jest znacznie więcej niż tylko sieć www. Można np. wystąpić do Ambasady RP w Hadze z zapytaniem o konkretny podmiot, czy docierały do niej już skargi od innych przedsiębiorców, a może według wiedzy placówki dyplomatycznej holenderski kontrahent cieszy się złą opinią? Podobnych informacji mogą udzielić polsko-holenderskie izby handlowe.

Bezpośrednie zapytanie do kontrahenta

W przypadku pojawienia się trudności z ustaleniem struktury właścicielskiej biznesowego partnera za pomocą dostępnych rejestrów, można skorzystać z innej metody jego sprawdzenia w ramach działań wywiadu gospodarczego, którą jest zwrócenie się bezpośrednio do niego o potwierdzenie, kto jest jego beneficjentem rzeczywistym. Oczywiście by uwiarygodnić udzieloną odpowiedź można poprosić holenderskiego przedsiębiorcę o okazanie dokumentów potwierdzających jego deklaracje.

Polskie i unijne rejestry

W biuletynie informacji publicznej Minister Przedsiębiorczości i Technologii, jako minister właściwy ds. gospodarki, prowadzi rejestr przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych. Jeśli w rejestrze tym odnajdziemy przedstawicielstwo naszego kontrahenta, możemy przypuszczać, że on sam nadal istnieje i prowadzi działalność.

Kolejnym z takich rejestrów, w którym można sprawdzić kontrahenta jest europejski rejestr podatników VAT UE oraz rejestr EORI. Przedsiębiorstwa i osoby chcące prowadzić działalność handlową na terenie Unii muszą używać numeru EORI jako numeru identyfikacyjnego we wszystkich procedurach celnych. System informatyczny VIES (VAT Information Exchange System), to wyszukiwarka prowadzona przez Komisję Europejską, pozwalająca na sprawdzenie czy dany podmiot jest zarejestrowany jako dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych. A to niezbędne m.in. do tego, by móc zastosować do danej transakcji 0% stawkę VAT. Jeśli VIES nie potwierdzi rejestracji kontrahenta, można wystąpić o weryfikację do urzędu skarbowego państwa, w którym ma on siedzibę. Warto również sprawdzić, czy firma posiada odpowiednie pozwolenia i certyfikaty, jeśli są one wymagane w danym kraju.

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych pozwala sprawdzić, czy dany kontrahent nie figuruje na jego liście. Istnieją również biura informacji gospodarczej, które posiadają szczegółowe informacje o działalności przedsiębiorstw. BIK, czyli Biuro Informacji Kredytowej, utworzone przez Związek Banków Polskich, gromadzi dane na temat historii kredytowej klientów banków, SKOK-ów, a także para bankowych firm pożyczkowych.

Holenderskie rejestry firm

Holenderski Rejestr Przedsiębiorstw „Handelsregister” jest prowadzony przez Holenderską Izbę Handlową (Kamer van Koophandel, KVK.nl). Zawiera przegląd informacji na temat wszystkich istotnych ekonomicznie spółek i osób prawnych w Holandii, w tym: osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, stowarzyszeń, fundacji, wolnych zawodów (np. prawnicy, lekarze, artyści), stowarzyszeń właścicieli, kościołów i urzędów państwowych.

Informacje na temat spółek obejmują dane dotyczące: zarządu, dokonywanych w spółce zmian, roczne sprawozdania finansowe oraz informacje o strukturze własnościowej. Część serwisu dostępna również w języku angielskim, ale sama wyszukiwarka tylko w języku niderlandzkim. Podstawowe informacje w Handelsregister – takie jak dane kontaktowe, numer izby handlowej i numer zakładu – są dostępne bezpłatnie, za inne rodzaje informacji, np. oficjalne wyciągi, sprawozdania finansowe i inne dokumenty, pobierana jest opłata (https://www.kvk.nl/), (bezpośredni adres wyszukiwarki: https://www.kvk.nl/zoeken/handelsregister/?handelsnaam=&kvknummer=&straat=&postcode=&huisnummer=&plaats=&hoofdvestiging=1&rechtspersoon=1&nevenvestiging=1&zoekvervallen=0&zoekuitgeschreven=1&start=0).

„OpenKvK.nl” to prosta i szybka baza danych z ograniczonymi informacjami na temat spółek giełdowych w Holandii. Pobiera bezpłatne dane z KVK.nl. Informacje, które można uzyskać w tej bazie, to rodzaj podmiotu, data założenia, sektor i numer firmy. Wyszukiwanie odbywa się po numerze KVK. Wyszukiwarka dostępna tylko w języku niderlandzkim (https://openkvk.nl/).

„Octrooicentrum Nederland Rijksdienst voor Ondernemend Nederland” (Holenderski Urząd Patentowy) prowadzi rejestr danych praw własności intelektualnej, który umożliwia wyszukiwanie według nazwy oraz numeru zgłoszenia. Po kliknięciu na numer publikacji można zobaczyć zgłaszającego, wynalazców i ich adresy. Wyszukiwanie możliwe w j. niderlandzkim i angielskim (https://mijnoctrooi.rvo.nl/fo-eregister-view/?locale=nl).

„InfoClipper”, to komercyjna wyszukiwarka firm dostępna w języku angielskim i francuskim. Oferuje informacje rejestrowe i finansowe o przedsiębiorstwach z bazą 4,6 miliona holenderskich podmiotów (https://www.info-clipper.com/en/company/search/netherlands.nl.html).

Lepiej dobrze sprawdzić kontrahenta

Przed dokonaniem transakcji, nawiązaniem współpracy z kontrahentem z Holandii lepiej przeprowadzić wywiad gospodarczy i dobrze go sprawdzić, przede wszystkim czy nie jest powiązany z Białorusią lub Rosją. Za naruszenie zakazów nałożonych na określonego rodzaju obrót z tymi państwami i z określonymi osobami i firmami grozi bowiem kara finansowa w wysokości do 20 mln zł, oraz od 3 do 15 lat pozbawienia wolności. Poza tym, weryfikacja kontrahenta, dochowanie należytej staranności przy jego doborze, to wymóg obowiązujący zawsze przy prowadzeniu działalności gospodarczej, ciążący na przedsiębiorcach jako profesjonalnych uczestnikach rynku.

Czy już wiesz jak sprawdzić firmę z Holandii? Jeśli nie, lub potrzebujesz odnalezienia bardziej szczegółowych informacji, możemy Ci pomóc. Zapraszamy do kontaktu.

Scroll to Top